Diligence raisonnée
OBBOIS,
Spécialiste de l’évaluation de conformité
OBBOIS est spécialiste de l’évaluation de conformité et aide les entreprises à évaluer et justifier le niveau de risques, relatifs à la légalité et la déforestation, de leurs produits et de leurs chaînes d’approvisionnement. Nous réalisons des évaluations de conformité depuis plus de 15 ans et avons construit une solide expérience dans l’industrie forestière et du bois.
Collecte d’informations
L’évaluation de conformité repose sur un périmètre déterminé ou que nous déterminons en collectant des informations dans la chaîne d’approvisionnement et au niveau des origines forestières. Selon les besoins, le périmètre peut être limité à une gamme de produits ou à des origines spécifiques. Le système de collecte d’information est simple : vous compléter un formulaire avec les informations à votre disposition et nous prenons le relais pour collecter des informations plus précises auprès des différents maillons de la chaîne d’approvisionnement.
Vérification des informations collectées
En vue de la réalisation des évaluations de conformité des produits, des chaînes d’approvisionnement et des origines, des informations et documents peuvent être enregistrés lors de la collecte d’informations aux fins de vérifications de véracité des informations déclarées et d’évaluation de conformité.
Les vérifications de la chaîne d’approvisionnement visent à vérifier la véracité des informations collectées et portent sur les différents éléments pouvant créer des risques ou des doutes identifiés par l’expert en charge de l’évaluation.
Elles peuvent notamment porter sur des vérifications des documents de vente et de livraison entre les maillons de la chaîne d’approvisionnement pour vérifier que la relation commerciale est bien établie, que les produits et essences traités sont bien ceux déclarés. Elles peuvent également porter sur les registres des différents intervenants afin de vérifier que les produits et origines qui intègrent le périmètre couvert par l’évaluation sont bien ceux, et seulement ceux, déclarés et qu’il n’y a pas de produits pouvant polluer la chaîne d’approvisionnement ou que les éventuelles limitations de périmètre sont respectées et associées à des mesures strictes de ségrégation des produits.
Identification du niveau de risques
Selon les informations collectées dans la chaîne d’approvisionnement et au niveau des origines forestières nous pouvons identifier un niveau de risque, et plus particulièrement selon la structure de la chaîne d’approvisionnement, la localisation des origines et les essences concernées. En fonction de ce niveau de risque, des recommandations et mesures de réduction des risques peuvent être suggérées.
Critères d'évaluation :
Deforestation and forest degradation
Labour rights
Environmental protection
Traceability
Human rights protected under international law
Forest-related rules
Land use rights
Free, prior and informed consent (FPIC)
Tax, anti-corruption, trade and customs regulations
Third parties’ rights
Réduction des risques & Audits
Vérifications de conformité dans la chaîne d'approvisionnement et audits sur site
Quand le niveau de risque au niveau du pays ou de la région ne permet pas de conclure à un risque faible, des vérifications de conformité au niveau de l’origine forestière et/ou de la chaîne d’approvisionnement sont nécessaires. Nous réalisons ainsi des audits documentaires et sur site, en fonction des risques propres à chaque situation. Les évaluations documentaires permettent en effet efficacement de vérifier l’établissement légal de l’entreprise et sa conformité fiscale. Les évaluations sur site permettent de vérifier la traçabilité et les déclarations d’origine, ainsi que l’ensemble des critères de conformité (pratiques d’exploitation forestière, droit du travail et des populations locales, gestion de l’environnement, etc.). Par ailleurs, la documentation des pays à faible gouvernance peut être considérée comme non suffisante par les autorités compétentes, notamment car les administrations locales manquent de moyens pour réaliser des contrôles efficaces.
Evaluations de la chaîne d'approvisionnement
L’analyse des risques dans la supply chain s’appuie en grande partie sur le processus de vérification des informations collectées. Il peut être associé à des analyses complémentaires, au cas par cas, portant par exemple sur :
-
Les informations publiques relatives aux pratiques des entreprises impliquées dans la chaîne d’approvisionnement,
-
Les éventuels flux de bois illégaux,
-
Les liens éventuels avec des conflits armés,
-
Etc.
Evaluations sur site (audits)
Nos audits sont réalisés selon des processus et procédures normés, et par des auditeurs qualifiés. La mission de l’auditeur est de démontrer la conformité. Son travail consiste donc à collecter des preuves de conformité (observations, interviews, documents, etc.) qui permettront de présenter de façon irréfutable la conformité de l’entreprise et des sources d’approvisionnement et ainsi des produits inclus dans le périmètre d’audit. Lisez notre guide d’audit destinés aux entreprises auditées qui présente plus d’informations sur le déroulement de l’audit et les éléments à préparer.
Gestion des écarts et des mesures de réduction des risques
Si, lors de l’évaluation de conformité, des écarts sont identifiés, des mesures de réduction du risque doivent être mises en œuvre. Elles se traduisent généralement par la mise en œuvre d’actions correctives et préventives selon un plan d’action établi et associé à des échéances. La mise en œuvre du plan d’action permet ainsi de réduire le niveau de risque considéré. Ce processus est réalisé selon des procédures permettant de garantir l’indépendance de l’auditeur et l’objectivité des conclusions.
Rapports et attestations de conformité
Nos rapports présentent tous les éléments requis par le cadre réglementaire et normatif, notamment les modalités de réalisation de l'audit (périmètre, conditions d'audit, etc.), le risque identifié et le cas échéant les mesures de réduction des risques déterminées. Il contient suffisamment d'éléments permettant au lecteur de comprendre le déroulement de l'évaluation et le niveau de performance identifié. Il présente également les lacunes identifiées et les conditions associées, les conclusions de l'audit et les recommandations pour assurer la conformité. Si les résultats de l’audit le permettent, nous délivrons une attestation de conformité au client de l’audit (celui qui nous a mandaté). Cette attestation précise le périmètre de l’évaluation, les conditions de la réalisation de celle-ci, le niveau de conformité et les informations géolocalisées des origines.
Nos attestations de conformité peuvent être vérifiées sur notre site internet et sont associées à des informations géographiques d'origine.
Vérifications des expéditions
Nous réalisons des vérifications de traçabilité de l’origine, pour les expéditions et embarquements, afin de s’assurer que les produits proviennent bien des origines couvertes par les évaluations des risques et de l’attester. Il peut s’agir, par exemple, de vérifier les registres des différents maillons de la chaîne d’approvisionnement jusqu’aux origines couvertes par les évaluations des risques.
Déclarations de diligence raisonnée
Si le niveau de conformité le permet, nous pouvons également établir des déclarations de diligence raisonnée.
Ces déclarations peuvent être confiées à OBBOIS aux fins de protection des informations confidentielles collectées dans la chaîne d’approvisionnement.
